Smart working o no, la posta elettronica è lo strumento di comunicazione aziendale per eccellenza: ogni giorno inviamo e riceviamo tantissime email ed è per questo che dobbiamo poter accedere alla nostra casella da qualunque luogo, in ogni momento. Per fare questo possiamo configurare la nostra casella (POP o IMAP? se ancora non sai continua a leggere) su tutti i nostri dispositivi, come ad esempio il PC di lavoro o il nostro smartphone. Ma come si configura correttamente una casella di posta?
POP o IMAP?
Una delle prime cose che il tuo programma (o app, nel caso di uno smartphone) di posta ti chiede è di scegliere se impostare la casella con il protocollo POP o IMAP.
Entrambe le configurazioni ti permettono di ricevere le email e di creare cartelle per ordinare i messaggi ma la vera differenza è come lavorano questi due protocolli.
Il POP scarica i contenuti dal server di posta, ovvero l’entità adibita alla ricezione e all’invio delle email, e salva sul dispositivo tutte le comunicazioni, senza che vi sia poi un allineamento tra server e dispositivo. L’IMAP, invece, lavora direttamente in comunicazione sul server.
Il protocollo POP è pensato per gestire la casella da un singolo dispositivo e ti permette di poter accedere alle tue email anche se non sei connesso alla rete. Ormai è obsoleto perché quotidianamente facciamo accesso all’email da diversi dispositivi e in questo modo ognuno di essi avrà una sua copia locale e le modifiche effettuate (cancellazione, smistamento in sottocartelle) non hanno effetti sugli altri dispositivi. Inoltre, i messaggi inviati restano sempre e solo sul dispositivo da cui partono.
Il protocollo IMAP invece ricorre proprio alla sincronizzazione di tutti i messaggi tra i vari dispositivi, permettendo anche di vedere lo stesso contenuto per i messaggi inviati. In questo caso, però, ogni modifica effettuata impatterà anche sugli altri.
Il nostro consiglio è quello di organizzarsi per adottare sempre la configurazione in IMAP.
Con quale protocollo i miei messaggi sono al sicuro?
In entrambi i casi, per configurare la casella di posta in POP o IMAP, bisogna prestare attenzione al salvataggio dei messaggi di posta.
Il protocollo POP, a seconda di come viene configurato, può:
- lasciare i messaggi sul server (che nel tempo si saturerà)
- cancellare i messaggi dal server dopo un numero definito di giorni (lasciando l’unica copia dei messaggi sui dispositivi in uso)
- cancellare i messaggi dal server all’atto della cancellazione locale
L’unico modo per essere sicuri di non perdere nulla, soprattutto nel caso dei messaggi inviati che restano in locale, è dotare i dispositivi di un piano di backup che includa i profili di posta.
Configurare la casella di posta in IMAP, invece, cancellando dal programma o dall’app, cancellerai sempre il contenuto direttamente dal server. Se il server di posta prevede un cestino, però, avrai una finestra temporale entro la quale poter recuperare i messaggi. La cosa migliore, in questo caso, è affidarsi a un servizio di archiviazione, il miglior modo per prevenire rimozioni accidentali.
Vantaggi dei Servizi Moderni: Microsoft 365 e Google Workspace
Oltre ai protocolli tradizionali, i servizi di posta elettronica moderni come Microsoft 365 Business Standard e Google Workspace offrono funzionalità avanzate che migliorano la sicurezza e la gestione delle email:
- Sicurezza Avanzata:
- Protezione contro phishing e malware: Filtri intelligenti per prevenire attacchi.
- Autenticazione a due fattori (2FA): Un ulteriore livello di sicurezza per l’accesso agli account.
- Crittografia dei dati: Protezione dei dati in transito e a riposo.
- Archiviazione e Legal Hold:
- Archiviazione: Conservazione a lungo termine delle email, utile per backup e conformità.
- Legal Hold: Preservazione delle email per scopi legali, assicurando che i dati non possano essere modificati o eliminati.
- Integrazione e Collaborazione:
- Sincronizzazione con altri strumenti aziendali come calendari, piattaforme di comunicazione e gestione documentale.
Considerazioni sulla Configurazione
Quando si configura una casella di posta, è essenziale scegliere il protocollo giusto in base alle esigenze di sincronizzazione e accesso alle email. IMAP è generalmente preferibile per l’accesso su più dispositivi, mentre POP può essere scelto per archiviare le email localmente.
Hai dubbi o cerchi qualcuno che gestisca la tua posta? Compila il form e verremo in tuo soccorso!
