Backup dei dati e disaster recovery: perché sono così importanti per un’azienda?
Normalmente, nessuno sa quantificare il valore economico dei dati informatici che detiene. È un patrimonio difficile da definire. È importante però capire quali effetti potrebbe causare per la nostra attività la perdita di file, cartelle e database. Può portare alla chiusura dell’ufficio o dello stabilimento? O “soltanto” a del lavoro in più per recuperare tutte le informazioni? A volte, finire sull’una o sull’altra strada può dipendere dai dati che si stanno trattando.
È quindi buona prassi saper rispondere a determinate domande sulle informazioni conservate nei server dalla propria azienda: ogni quanto vengono salvate e come? Dove posso trovarle in caso di emergenza?
Salvataggio dei dati locale e remoto. Dunque, cosa fare?
È necessario dotarsi di un servizio di backup in locale e uno in remoto. Il primo può essere effettuato in vari modi, dipende da cosa bisogna salvare. Solitamente per i backup dei dati in locale (nella propria azienda) si usano dei Nas che permettano di copiare i dati e il database dell’azienda e di caricarli su un altro supporto separato dal server principale.
Il backup in remoto (o in cloud) permette di salvare i propri dati in un luogo più o meno lontano, al di fuori dell’ufficio o dello stabilimento. Questo servizio è un paracadute per le situazioni più gravi, quando ad esempio la propria attività finisce al centro di calamità naturali o incendi.
Per entrambi i servizi, in locale e in remoto, il mercato offre svariate soluzioni e tutte prevedono la possibilità di impostare le scadenze in cui effettuare i salvataggi dai dati, mettendo in sicurezza il patrimonio digitale aziendale.
Backup dei dati: Non basta!
Dotarsi di un servizio di backup dei dati non è però sufficiente. È come se un automobilista acquistasse una ruota di scorta, senza poi verificare nel tempo se sia ancora gonfia. È meglio controllare che sia tutto a posto prima di avere una gomma bucata. Altrimenti, un giorno, potrebbe trovarsi delle spiacevoli sorprese.
È dunque importante che l’azienda incarichi un dipendente di controllare i log e di verificare che i salvataggi stiano effettivamente avvenendo. A volte, infatti, può succedere che un file si sia corrotto o non sia stato copiato bene. Non bisogna mai pensare che tutto funzioni al meglio, perché potrebbe non essere così.
Un altro aspetto fondamentale è quello di dotarsi di entrambi i servizi di backup, così da sfruttare una doppia tecnologia. Nel caso una dei due non abbia funzionato per qualche motivo, l’altro garantirà il salvataggio dei dati.
Va chiarito che i due sistemi hanno tempi diversi di recupero delle informazioni. Il backup in locale consente un accesso più immediato, mentre quello in cloud è più lento, perché i dati arrivano dall’esterno dell’azienda.
Massima semplicità
È possibile programmare che l’avvio del salvataggio avvenga in orario serale, al termine della giornata lavorativa, oppure più volte al giorno. Tutti i sistemi permettono di essere monitorati in tempo reale. Un sorta di cruscotto indica che cosa sta succedendo. Si tratta di uno strumento molto intuitivo, in modo tale che tutti possano utilizzarlo.
Al termine di ogni procedura di salvataggio, il software invia automaticamente una e-mail al referente dell’azienda: lì viene indicato se tutto ha funzionato bene o se si sono verificati dei problemi. In tal caso, è necessario chiamare l’assistenza.
Manutenzione periodica
Questi sistemi hanno però bisogno di una manutenzione periodica, perché le prestazioni di hardware e software devono sempre essere al massimo. Per l’hardware, va effettuata un’analisi dello “stato di salute” della macchina, mentre per il software bisogna procedere agli aggiornamenti ogni volta che viene richiesto ed è necessario verificare che non ci siano dei bug. Esistono dei sistemi che segnalano eventuali problemi, ma è bene procedere anche a dei controlli periodici da parte di professionisti del settore. Soltanto loro possono fornire il “quadro clinico” della situazione dei propri salvataggi.
Ma le “porte”? Chiudiamole!
Un’azienda non può dotarsi di un sistema di backup (con un referente e una manutenzione periodica) e pensare di essere a posto. Spesso, infatti, viene effettuato il salvataggio dei dati ma, allo stesso tempo, le porte di accesso ai server rimangono sempre aperte. Non ha senso! Perché affaticarsi a fare una copia del proprio patrimonio, mettendola al sicuro da un’altra parte, se poi viene permesso a chiunque di accedervi? Allora bisogna dotarsi di adeguati sistemi di sicurezza informatica, come gli anti-virus e i firewall.
Senza dimenticare il disaster recovery. Ma di cosa si tratta? È l’insieme delle misure tecnologiche e logistico/organizzative necessarie a ripristinare sistemi, dati e infrastrutture che servono al funzionamento della propria attività. In concreto, permette di rispondere a una domanda fondamentale: in caso di gravi problemi ai server, agli anti-virus o ai firewall, in quanto tempo l’azienda può tornare ad essere operativa?
Facendo un esempio concreto, è come se si rompesse il nostro smartphone: qualcuno sa in quanto tempo potremo riavere funzionanti la rubrica, i messaggi, WhatsApp, Telegram, le e-mail e tutto il resto? Probabilmente nessuno.
Dunque, quali sono i rischi che corre un imprenditore che utilizza computer, server e dispositivi digitali per la propria attività? Quanto rischia di rimanere fermo in caso di rottura di uno o più di questi strumenti? Sono tutte domande a cui può rispondere soltanto un servizio di disaster recovery.
Un test per vivere più sereni
Chi si dota di questo servizio, almeno una volta all’anno deve sottoporsi a un test che simula un problema grave alle proprie dotazioni informatiche. Attraverso quella prova, è possibile capire quanto tempo ci voglia per risolvere l’emergenza e recuperare il patrimonio di dati in proprio possesso. Inoltre, permette di scoprire delle eventuali falle nel sistema, oppure delle criticità e vulnerabilità, e quindi di tracciare un “quadro clinico” della propria situazione.
Negli scenari peggiori, per una piccola-media impresa ci vogliono da due a tre giorni prima di ripristinare la piena operatività. Attraverso un test di recovery, spesso l’imprenditore prende coscienza di questo scenario.
Infine, al momento della scelta del professionista a cui affidare quei test, è importante valutare se si tratta di un consulente che lavora in proprio o se ha dei collaboratori: nel primo caso, se l’emergenza si verificasse in agosto o durante un periodo di festività, potrebbe non essere in grado di rispondere in tempi rapidi all’urgenza.
Noi di Eccelso garantiamo un aiuto e un supporto in tema di salvataggio dei dati e di disaster recovery.
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